Przedstawiam dobre praktyki techniki prawodawczej umów, które opracowałem i spisałem na własny użytek, i których sam staram się trzymać. Uważam, że stosowanie tych (lub podobnych) reguł pomaga tworzyć dobrej jakości tekst prawny.
Korzystałem zarówno z doświadczenia, jak i wymienionych na końcu źródeł. Nawet jeżeli nie ze wszystkimi wskazówkami będziesz skłonny się zgodzić, zachęcam do przyjęcia własnych zasad redagowania umów. Najważniejsze sprowadza się moim zdaniem do trzech reguł:
- myślę o odbiorcy – czy mój tekst będzie dla niego jednoznaczny i zrozumiały,
- każdy zabieg językowy stosuję świadomie (nie pozwalam sobie na bezmyślność),
- jestem konsekwentny (przyjmuję określone zasady i trzymam się ich, przynajmniej w obrębie pojedynczego dokumentu).
Poniżej znajdziesz porady wyłącznie konstrukcyjne i językowe. Jeżeli szukasz merytorycznego wsparcia przy tworzeniu umów, zajrzyj do mojej listy kontrolnej dla autorów umów.
Metodyka pracy nad dokumentem
- Nie piszę o razu całego tekstu umowy. Najpierw hasłowo spisuję treść poszczególnych postanowień, później układam je w odpowiedniej kolejności, łączę w jednostki redakcyjne, czytam ponownie itp. Dopiero na dalszym etapie piszę tekst poszczególnych postanowień.
- Jeżeli konsultuję z kimś brzmienie umowy (a tak jest najczęściej, bo zwykle tworzę umowy na potrzeby klientów), najchętniej zaczynam od konsultacji wczesnej roboczej wersji, w której poszczególne postanowienia opisane są tylko hasłowo. Dzięki temu piszę tekst tylko tych postanowień, które z dużym prawdopodobieństwem znajdą się w finalnej wersji umowy.
- Odesłania pomiędzy jednostkami redakcyjnymi w tekście i luki do wypełnienia później (np. kwoty, niektóre terminy) wyróżniam na żółto. W toku pracy nad dokumentem numeracja postanowień może się zmieniać, więc wyróżnienie pozwala szybko wrócić do odesłać przed przygotowaniem wersji finalnej i zweryfikować, czy są prawidłowe. Wyróżnienia usuwam dopiero w wersji finalnej.
Budowa umowy, układ elementów umowy
Przyjmuję następujące zasady konstrukcyjne przy tworzeniu umów:
- W pierwszej kolejności warto rozważyć, czy stosunki stron, które mają zostać uregulowane, powinny zostać opisane w pojedynczym dokumencie umowy, czy w większej ich liczbie. Za większą liczbą dokumentów przemawia samodzielność niektórych świadczeń (np. wyprodukowanie i sprzedaż urządzeń oraz ich serwis) i różne okresy ich wykonywania. Za opisaniem danej współpracy w więcej niż jednym dokumencie może też przemawiać np. łatwiejsza renegocjacja krótszych umów oraz konieczność pokazania umowy „na zewnątrz” (przykładowo: umowę sprzedaży części udziałów w spółce można oddzielić od dodatkowych porozumień pomiędzy sprzedawcą a jego nowym wspólnikiem, aby do akt rejestrowych trafiła „goła” umowa sprzedaży, a dodatkowe postanowienia nie zostały upublicznione).
- Przyjęta przeze mnie struktura umowy jest następująca (nie w każdej umowie można wykorzystać wszystkie elementy):
- Tytuł umowy
- Oznaczenie daty zawarcia umowy
- Komparycja (wymienienie stron umowy)
- Umocowanie – wskazanie aktu prawnego lub czynności prawnej, która obliguje lub pozwala na zawarcie danej umowy, zwłaszcza jeżeli akt ten „uzupełnia” treść zawieranej umowy (np. umowa wykonawcza zawierana w nawiązaniu do umowy ramowej, umowa zawierana przez zarząd wspólnoty mieszkaniowej zobowiązany do tego uchwałą właścicieli lokali itp.).
- Motywy – wymienienie powodów i okoliczności zawarcia umowy (można zacząć od słów: „Powody, cel i kontekst zawarcia poniższej umowy są następujące:”). To, co ja nazywam motywami, pojawia się w umowach często pod nazwą „preambuła”. Uważam jednak, że preambuły stosować należy w powszechnie obowiązujących aktach prawnych, i to tych najwyższej wagi, natomiast w umowach nie ma miejsca na preambułę, nieco uroczystą ze swej natury. Kilka zasad dotyczących formułowania motywów:
- motywy nie zawierają oświadczeń woli,
- warto unikać banalnych, nic nie znaczących formułek (np. „Mając na uwadze wolę rozpoczęcia zgodnej współpracy Strony zawierają niniejsza umowę.”),
- warto przedstawić historyczne tło zawarcia umowy, chronologicznie (np. opisać dotychczasową współpracę stron, wymienić umowy, na jakich się opierała),
- można opisać cel, jaki umowa ma spełnić, dając przy tym wskazówkę do interpretacji umowy umowy (np. „Intencją Stron jest uzyskanie przez Nabywcę jak najszerszych praw do utworu stworzonego przez Twórcę, w tym przeniesienie autorskich praw majątkowych w możliwie szerokim zakresie.”),
- warto formułować motywy z wyobrażeniem czytelnika, który nie zna stosunków stron, przy założeniu, że motywy mają mu wyjaśnić tło i cel umowy, której dotyczą.
- Część normatywna. Podstawową jednostką redakcyjną umowy jest paragraf (§). Najczęściej niezbędne jest podzielenie paragrafu na jednostki redakcyjne niższego rzędu, a czasami umowa jest na tyle złożona, że celowe jest wprowadzenie jednostek redakcyjnych grupujących paragrafy. Najdalej idąca struktura umowy może wyglądać następująco:
- rozdział (oznaczenie słowem „Rozdział”, numerem zapisanym cyframi arabskimi i kropką, np. „Rozdział 4.”),
- paragraf (oznaczenie symbolem paragrafu, numerem zapisanym cyframi arabskimi i kropką, np. „§ 7.”),
- ustęp (oznaczenie numerem zapisanym cyframi arabskimi i nawiasem, np. „5.”),
- punkt (oznaczenie numerem zapisanym cyframi arabskimi i nawiasem, np. „3)”),
- litera (oznaczenie małą literą i nawiasem, np. „a)”, z wyłączeniem liter właściwych tylko językowi polskiemu jak np. „ą” lub „ó”),
- tiret (oznaczenie myślnikiem: „-„).
- Wymienienie załączników,
- Podpisy Stron,
- Załączniki.
- Kolejność postanowień części normatywnej powinna być związana z jakimś tokiem rozumowania, np. może odzwierciedlać przewidywany chronologiczny przebieg współpracy (najpierw postanowienia opisujące dzieło, później określające sposób jego wykonania, odbiór, wysokość i zasady płatności wynagrodzenia, gwarancję itd.).
- Każde zdanie powinno wyrażać jedną myśl. Wybrana podstawowa jednostka redakcyjna (np. paragraf) powinna grupować szereg myśli logicznie ze sobą powiązanych.
- Wyodrębniając w umowie jednostkę redakcyjną grupującą wszystkie definicje, należy unikać „wmieszania” postanowień o treści normatywnej (zobowiązań, nakazów, zakazów) do definicji.
Zasady językowe, logiczne i zachowania spójności
- Tekst umowy powinien być prosty (zwięzły, bez zbędnych elementów) i precyzyjny (niepozostawiający u odbiorcy wątpliwości).
- Prostotę osiąga się często kosztem precyzji i odwrotnie, dlatego kiedy trudno pogodzić te wymagania należy starać się znaleźć między nimi równowagę. Może w tym pomóc spojrzenie na tworzony tekst z perspektywy jego odbiorców (stron, które będą umowę wykonywały).
- Należy używać prostych pojęć, najlepiej języka ogólnego (nie prawniczego, nie specjalistycznego).
- Warto unikać nadmiernego doprecyzowywania tekstu umowy (np. definiowania pojęć, które nie budzą wątpliwości), zwłaszcza przy umowach, których przedmiot ma relatywnie niską wartość lub które zawierane są na krótki okres.
- Warto unikać skomplikowanych, wielokrotnie złożonych zdań oraz wtrąceń. Często ich napisanie jest łatwiejsze niż zdań krótkich, prostych i treściwych, ale warto zadać sobie trud syntezy formułowanych myśli.
- Poszczególne części zdania muszą być ze sobą jasno powiązane gramatycznie. Przykładowo: musi być jasne, czy przymiotnik odnosi się do jednego, czy większej liczby rzeczowników (np. „publiczne szkoły i szpitale” kontra: „publiczne szkoły i publiczne szpitale”).
- Jeżeli jednostka redakcyjna zawiera wyliczenie, każdy z jego elementów musi być związany z wyrażeniem wprowadzającym. Należy unikać wprowadzania do wyliczenia odrębnych zdań lub akapitów. Zob. poniżej: przykład przerwanego wyliczenia.
- Należy stosować spójniki zgodnie z ich funkcją logiczną. Np. „lub” (alternatywa) nie jest synonimem „albo” (alternatywa rozłączna).
- Należy konsekwentnie stosować czas teraźniejszy (np. „Zamawiający świadczy usługę z zachowaniem należytej staranności.”, „Wynagrodzenie płatne jest w terminie…”) lub przyszły (np. „Zamawiający wykona dzieło w terminie…”, „Umowa będzie wykonywana w następujących etapach…”). Wydaje mi się, że w umowach – inaczej niż w powszechnie obowiązujących aktach prawnych – najlepiej brzmi czas przyszły. Decydując się na jego stosowanie, strony podkreślają, że umowa jest zbiorem zasad, które strony strony wspólnie i zgodnie ustaliły przed przestąpieniem do współpracy.
- Poszczególne postanowienia umowy nie mogą być ze sobą sprzeczne. Podstawowym sposobem zapobiegania takiej sprzeczności jest unikanie „rozrzucenia” postanowień regulujących pojedynczą kwestię po różnych jednostkach redakcyjnych umowy.
- Zakres regulacji poszczególnych norm wyrażonych w umowie nie powinien wykraczać poza przedmiot umowy. Warto, aby wszystkie postanowienia umowne mieściły się zakresie przedmiotu określonego tytułem umowy i jej wstępnymi postanowieniami. Odstępstwa są dopuszczalne dla kwestii „pobocznych” – np. klauzula poufności czy zakazu konkurencji w umowie o świadczenie usług.
- Należy unikać wielokrotnego regulowania tych samych kwestii w różnych umowach pomiędzy tymi samymi stronami. Przykładowo, jeżeli między stronami obowiązuje umowa o zachowaniu poufności, często w dalszych umowach strony mogą pominąć klauzule poufności. Ewentualna wielokrotna regulacja tych samych kwestii w różnych umowach powinna być zawsze dokonywana świadomie, z określonych powodów, a najlepiej z jednoznacznym rozstrzygnięciem relacji między poszczególnymi umowami (np. „Do współpracy na podstawie niniejszej umowy nie stosuje się postanowień umowy o zachowaniu poufności zawartej między stronami 2 stycznia 2020 r.”)
- Jeżeli w umowie używane są skróty, należy je wyjaśnić przy pierwszym użyciu lub w ramach zestawienia definicji.
- Pojęcia identyczne należy wyrażać za pomocą tych samych terminów.
- Znaczenie użytych słów powinno być możliwie najbliższe ich znaczeniu w języku ogólnym. Jeżeli jakieś słowo ma różne znaczenia w języku ogólnym, prawniczym lub specjalistycznym, należy skonstruować zdanie tak, aby uniknąć dwuznaczności lub zdefiniować znaczenie danego słowa.
- Tytuł umowy powinien możliwie dobrze wskazywać na treść umowy (jej zakres przedmiotowy).
- W części normatywnej umowy (zob. wyżej na temat proponowanej struktury umowy) należy unikać postanowień nie mających charakteru normatywnego, np. informacji, deklaracji, życzeń itp., które nie stanowią żadnego zobowiązania (nakazu, zakazu).
- Odesłanie do innego postanowienia powinno być tak sformułowane, aby zasadniczy element przepisu, do którego następuje odesłanie, był zrozumiały bez potrzeby sięgania do tego przepisu (np. zamiast „§ 7. Stosuje się także do przypadków zagrożenia lub naruszenia poufności.” lepiej napisać: „Procedurę informowania o przeszkodach w prawidłowym wykonaniu umowy określoną w § 7. stosuje się także do przypadków zagrożenia lub naruszenia poufności.”).
- Odesłania do innych umów lub przepisów prawa należy ograniczyć do minimum. Odbiorca powinien być w stanie zrozumieć umowę bez sięgania do innych dokumentów.
Przykłady
Właściwe organy dokonują kontroli w celu zapewnienia:
[NEGATYWNY] Przykład przerwanego wyliczenia – pochodzi z przewodnika unijnego.
– koordynacji zakupów z dostawami.
Dokonują one inspekcji z uwzględnieniem w szczególności wskaźników przetwarzania przewidzianych przez prawo Unii (…),
– prawidłowego wykorzystania surowców,
– zgodności z prawem Unii.
Postanowienia końcowe, załączniki, podpisy
- Załączniki mają służyć prezentacji niektórych postanowień umownych poza głównym tekstem jej części normatywnej, ze względu na ich techniczny charakter lub dużą objętość. Jeżeli ze względów praktycznych trudno jest włączyć postanowienia lub dane techniczne do głównej części normatywnej, należy umieścić je w załączniku. Załącznik z natury stanowi integralną część umowy, dlatego nie ma potrzeby wspominania o tym w samej umowie.
- Jeżeli do umowy dołącza się załącznik, należy wyraźnie do niego odesłać we właściwym postanowieniu umowy. Błędem jest dołączenie załącznika (np. wzoru protokołu odbioru), podczas gdy sama umowa nie przewiduje dla niego zastosowania (kontynuując przykład: gdy umowa nie przewiduje obowiązku dokonania odbioru i obowiązku bądź możliwości posłużenia się dołączonym wzorem).
Zmiany umów
- Tytuł aneksu powinien wskazywać zmienianą umowę (jej tytuł, datę). Warto też rozważyć, czy numerować kolejne aneksy; ja zwykle nie nadaję im kolejnych numerów („Aneks nr…”), a identyfikuję je podając datę zawarcia („Aneks z dnia…”) ponieważ zauważyłem, że zdarzają się pomyłki w numeracji, zwłaszcza dwukrotne nadawanie kolejnym aneksom tych samych numerów.
- Warto rozważyć wprowadzenie do aneksu także motywów jego zawarcia (patrz wyżej), w których strony wyjaśniają powód zmiany umowy i jej kontekst (np. zmiana wynagrodzenia w wyniku podwyższenia kosztów pracy branży, której dotyczy umowa).
- Aneks (porozumienie zmieniające) nie powinien zawierać samodzielnych przepisów merytorycznych, tj. takich, których nie dodaje się w tekście umowy zmienianej.
- Zmieniając umowę, nie należy zmieniać numeracji jej jednostek redakcyjnych. Może to powodować problemy z odesłaniami, a także problemy w odwoływaniu się do postanowień umowy w komunikacji między stronami.
- Nie należy aneksować aneksów. W razie konieczności wprowadzenia zmian w postanowieniach zmienionych już aneksem, zmiana powinna dotyczyć umowy, a nie aneksu.
- Nawet przy drobnych zmianach najlepiej zastępować całe jednostki redakcyjne (paragrafy, ustępy, punkty itp.) nowym brzmieniem, zamiast dodawać lub wykreślać poszczególne słowa lub sformułowania. Wyjątek można uczynić, jeżeli zmieniają się daty lub liczby.
Masz uwagi? Coś do dodania? Odezwij się, chętnie zaktualizuję tekst.
Przy tworzeniu powyższego zestawienia, wykorzystałem – oprócz własnego doświadczenia – następujące materiały:
- Wspólny przewodnik praktyczny Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji przeznaczony dla osób redagujących akty prawne Unii Europejskiej, Urząd Publikacji Unii Europejskiej, 2015.
- Uchwałę Nr 406/VII/2009 Prezydium Krajowej Rady Radców Prawnych z dnia 17 listopada 2009 r. w sprawie określenia metodyki przygotowania i sposobu redagowania projektów aktów prawnych wydawanych przez organy samorządu radców prawnych oraz zasad sporządzania tekstów jednolitych tych aktów.
- Redagowanie tekstu prawnego. Wybrane wskazania logiczno-językowe, Andrzej Malinowski, Wydawnictwo Prawnicze LexisNexis 2006.
- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 20 czerwca 2002 r. w sprawie „Zasad techniki prawodawczej” (tekst jednolity: Dz.U.2016.0.283).
Photo by Damian Zaleski on Unsplash