Umowne procedury rozwiązywania sporów – wstępne spojrzenie

W umowach, z którymi każdego dnia stykam się jako radca prawny, postanowienia o rozstrzyganiu sporów w większości przypadków ograniczają się do określenia właściwości miejscowej sądu. Wygląda na to, że sama możliwość pojawienia się sporu mieści się w granicach wyobraźni stron, ale jego przebieg – już nie. Tymczasem, jeżeli umowa zawierana jest w zgodzie z maksymą, że umowy pisze się na złe czasy (z czym tylko po części się zgadzam), dobra procedura radzenia sobie ze sporem jest równie istotna, jak uczciwe warunki umowy. Postanowiłem przyjrzeć się tematowi umownych procedur rozwiązywania sporów; przedstawiam pierwsze spostrzeżenia i ostrożne wnioski.

Truizmem jest, że ugoda przedsądowa to rozwiązanie lepsze niż proces sądowy. Mimo to, kiedy dochodzi do sporu, brakuje właściwej atmosfery do rozmowy o tym, jak podejść do jego rozwiązania. Bywa więc, że negocjacje ugodowe ograniczają się do tego, co wydaje się praktyką przyjętą w stosunkach między przedsiębiorcami: wymiany kilku formalistycznych pism, których treść rzadko dotyka sedna sprawy. To zdecydowanie za mało, aby efektywnie rozwiązać spór polubownie! Dlatego warto mieć gotową, zaakceptowaną przez strony, drogę radzenia sobie z powstającymi sporami, co niejako zmusza strony do merytorycznej rozmowy.

Rolę takiej procedury spełni postanowienie w umowie, które choć trochę wychodzi ponad określenie właściwości miejscowej sądu. Rozsądnym minimum wydają się trzy poziomy kontrolowanej eskalacji sporu: (1) negocjacje stron, (2) mediacja, (3) proces sądowy – przy założeniu tej właśnie, obowiązkowej, kolejności. Właściwe postanowienie mogłoby wyglądać na przykład tak:

  1. W przypadku sporu dotyczącego niniejszej umowy, przed skierowaniem sporu na drogę postępowania sądowego Strony zobowiązane są zastosować następującą procedurę:
    1) Strony wezmą w dobrej wierze udział w negocjacjach ugodowych, które odbędą się w Warszawie lub miejscu zgodnie ustalonym przez Strony, przy czym przejście do kolejnego etapu niniejszej procedury jest dopuszczalne jeżeli negocjacje nie doprowadzą do zakończenia sporu w ciągu 14 dni,
    2) Strony wezmą udział w mediacji prowadzonej przez mediatora wskazanego przez Zleceniobiorcę, w siedzibie Zleceniobiorcy lub w Warszawie, przy czym przejście do kolejnego etapu niniejszej procedury jest dopuszczalne jeżeli mediacja nie doprowadzi do zakończenia sporu w ciągu 30 dni,
    3) Zleceniodawca może zażądać w ciągu 7 dni, aby Strony wzięły dodatkowo udział w mediacji prowadzonej przez mediatora wskazanego przez Zleceniodawcę, w siedzibie Zleceniodawcy lub w Warszawie, a skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego dopuszczalne jest w przypadku braku takiego żądania lub jeżeli mediacja w ciągu 30 dni nie doprowadzi do zakończenia sporu.
  2. Strony zobowiązują się wzajemnie, że w przypadku sporu zastosują opisaną procedurę.
  3. Każda ze Stron ponosi koszty swojego uczestnictwa w negocjacjach i mediacji. Koszty mediacji, w tym wynagrodzenie mediatorów, Strony ponoszą po połowie.

Na ile obowiązkowa jest opisana kolejność? Jakie konsekwencje będzie miało pominięcie procedury przez jedną ze stron? Wstępny, ostrożny wniosek jest taki – kontraktowa procedura rozwiązywania sporów ma skutki takie, jak każde inne zobowiązanie. Na gruncie postępowania cywilnego, jej naruszenie nie spowoduje oddalenia powództwa jako przedwczesnego, ale może mieć wpływ na rozdzielenie przez sąd kosztów postępowania pomiędzy stronami.

Postanowienia o losie sporów wynikających z umowy to ta jej część, co do której prawnicy często mają dużą dowolność. Innymi słowy, klient nie ma zdania co do tego, jak powinny wyglądać i zwykle przystaje na rozwiązanie proponowane przez prawnika. Sądzę zatem – zwracając się do tych spośród Czytelników będących prawnikami – że powinniśmy w tej materii szukać rozwiązania najkorzystniejszego na klienta i wykazać się tym głębszą refleksją, im bardziej niewyrobioną opinię ma klient. Sądzę, że najczęściej korzystnym dla klienta mechanizmem jest procedura przewidująca zastosowanie przez strony jednej lub kilku alternatywnych metod rozwiązywania sporów.

Tyle, jeżeli chodzi o wstęp do tematu. Zakładam, że ciąg dalszy nastąpi.