Forma dokumentowa – nowa forma szczególna czynności prawnych od 8 września 2016 r.

Uchwalona 10 lipca 2015 r. ustawa o Ustawa o zmianie ustawy – Kodeks cywilny, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r. poz. 1311) przynosi szereg zmian w przepisach kodeksu cywilnego o formie czynności prawnych, wchodzących w życie 8 września 2016 r. Przedstawiam omówienie nowej formy szczególnej czynności prawnych: formy dokumentowej.

Pojęcie dokumentu (art. 77[3])

Nowy art. 77[3] stanowi: Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Tym samym wprowadzono ustawową definicję dokumentu, zrywając jednocześnie z tradycyjnym rozumieniem tego pojęcia jako informacji utrwalonej wyłącznie w postaci pisma. Konstytutywną cechą dokumentu w nowym stanie prawnym będzie zawarta w nim informacja oraz sposób utrwalenia tej informacji umożliwiający jej odtworzenie. Nie ma natomiast znaczenia, czy dokument jest podpisany.

Pod względem sposobu sporządzenia dokumentu, definicja jest technologicznie neutralna. Zgodnie z uzasadnieniem projektu ustawy: „Treść dokumentu może zostać zatem dowolnie ujawniona (np. znaki graficzne, dźwięk, obraz), a także utrwalona na dowolnym nośniku (np. papier lub plik) i za pomocą dowolnych środków (pióro, komputer, telefon komórkowy). Granicę tej neutralności wyznacza jednak realizowana przez dokument funkcja dowodowa, która wymaga, aby sposób utrwalenia informacji umożliwiał jej zachowanie i odtworzenie.”

Forma dokumentowa (art. 77[2])

Zgodnie z nowym art. 77[2]: Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Oznacza to, że z formą dokumentową mamy do czynienia w przypadku oświadczeń woli złożonych w postaci dokumentu (według nowej definicji), jednak tylko w taki sposób, który umożliwia ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Zgodnie z zamierzeniem projektodawców nowelizacji, forma dokumentowa jest kategorią na tyle szeroką, że pozwala na składanie oświadczeń woli wyrażonych nie tylko przy użyciu tekstu, ale także np. obrazu lub dźwięku.

Skutki zastrzeżenia, zachowania i niezachowania formy dokumentowej czynności prawnej

Forma dokumentowa może zostać zastrzeżona dla określonej czynności prawnej jako forma umowna lub ustawowa. Początkowo będzie ona z pewnością miała znaczenie raczej jako forma umowna; można jednak sądzić, że z czasem ustawodawca zdecyduje się na odformalizowanie wymagań co do formy dla niektórych spośród czynności prawnych, które obecnie powinny być dokonywane na piśmie.

Według znowelizowanych przepisów, skutki zastrzeżenia, zachowania i niezachowania formy dokumentowej są następujące:

  • Jeżeli ustawa zastrzega dla określonej czynności formę dokumentową, czynność ta jest nieważna tylko, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności (art. 73 § 1).
  • Umowne zastrzeżenie formy dokumentowej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania tej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności, chyba że zachowanie tej formy zastrzeżone zostało jedynie dla wywołania określonych skutków prawnych (art. 74 § 1). Należy jednak zwrócić uwagę na wyjątki od tej reguły, analogiczne do istniejących dotychczas wyjątków odnoszących się do zastrzeżenia formy pisemnej bez rygoru nieważności – tj. m.in. na niestosowanie przepisów o formie dokumentowej przewidzianej dla celów dowodowych do czynności prawnych w stosunkach między przedsiębiorcami (art. 74 § 4), a także wyjątki opisane w art. 74 § 2 i 3.
  • Umowne zastrzeżenie formy dokumentowej dla czynności prawnej, bez określania skutków niezachowania tej formy, powoduje, że w razie wątpliwości poczytuje się, że była ona zastrzeżona wyłącznie dla celów dowodowych (art. 76).
  • Rozwiązanie umowy zawartej w formie dokumentowej (ale też pisemnej lub elektronicznej), jej wypowiedzenie i odstąpienie od niej wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę (art. 77 § 2).
  • W przypadku umów między przedsiębiorcami zawartej bez zachowania formy dokumentowej, gdy jedna ze stron niezwłocznie potwierdzi taką umowę w dokumencie skierowanym do drugiej strony, a dokument ten zawiera zmiany lub uzupełnienia umowy, niezmieniające istotnie jej treści, strony wiąże umowa o treści określonej w dokumencie potwierdzającym, chyba że druga strona niezwłocznie się temu sprzeciwiła w dokumencie (art. 77[1] § 2).

Forma dokumentowa dla umowy pożyczki

Pierwszym przepisem ustawy, który przewiduje formę dokumentową dla określonej umowy jest znowelizowany art. 720 § 2 kodeksu cywilnego, zgodnie z którym: Umowa pożyczki, której wartość przekracza tysiąc złotych, wymaga zachowania formy dokumentowej.

Podsumowanie

Wprowadzenie do kodeksu cywilnego formy dokumentowej ma być usankcjonowaniem rzeczywistości obrotu prawnego. Jak piszą autorzy uzasadnienia projektu ustawy, „[w]prowadzenie formy dokumentowej do Kodeksu cywilnego będzie prowadzić do stworzenia prawnych ram funkcjonowania formy, która obecnie jest już w obrocie powszechnie stosowana (np. poczta elektroniczna, SMS), (…). Forma dokumentowa, z uwagi na łatwość jej zachowania, ma przyczynić się do usprawnienia dokonywania czynności prawnych, przy jednoczesnym zachowaniu funkcji dowodowej stosownie do przepisów k.p.c. o mocy dowodowej dokumentów.”

***

Korzystałem z uzasadnienia projektu ustawy nowelizującej, dostępnego na stronie procesu legislacyjnego (Druk nr 2678). Projekt ustawy, wraz z uzasadnieniem, można pobrać także tutaj.